In dieser Reihenfolge: Erst festlegen, welche Felder überhaupt gebraucht werden, dann alles andere archivieren, dann Dubletten zusammenführen, dann die verbliebenen Pflichtfelder automatisch befüllen lassen. Wer mit dem Zusammenführen anfängt, putzt Daten, die er danach löscht.
Der zweite Schritt spart am meisten Arbeit und wird fast immer übersprungen. Die meisten CRMs haben 60 bis 100 Felder, von denen zehn benutzt werden. Der Rest erzeugt Pflegeaufwand und Uneinheitlichkeit. Nach dem Aufräumen brauchst du eine Regel, die verhindert, dass es wieder passiert: Neue Datensätze entstehen nur über definierte Wege, und Pflichtfelder werden per Anreicherung befüllt statt per Hand.